Telex release là gì? Surrendered bill, sea waybill và nhận hàng không cần vận đơn gốc
Telex release (điện giao hàng) cho phép người nhận lấy hàng ở cảng đến mà không cần vận đơn gốc; surrendered bill là bản vận đơn đóng dấu đã thu hồi; sea waybill là giấy gửi hàng đường biển không chuyển nhượng. So sánh với vận đơn gốc, khi nào dùng loại nào, quyền giữ hàng của người gửi và rủi ro khi chưa nhận tiền.
Một lô hàng đi từ TP.HCM sang một cảng gần chỉ mất vài ngày trên biển. Bộ vận đơn gốc gửi chuyển phát nhanh thì mất cũng chừng đó, cộng thêm thời gian chờ hãng tàu phát hành. Kết quả quen thuộc: hàng tới cảng, giấy chưa tới, container nằm bãi và bắt đầu bị tính phí lưu.
Telex release và sea waybill sinh ra để giải bài toán này. Bài này giải thích ba cách nhận hàng không cần vận đơn gốc, khác nhau ở đâu, khi nào nên dùng và khi nào tuyệt đối không nên.
Vì sao vận đơn gốc hay về trễ hơn hàng
Vận đơn gốc (original bill of lading) thường phát hành thành bộ ba bản. Hãng tàu chỉ phát hành sau khi hàng đã xếp lên tàu và cước trả trước đã thanh toán. Người gửi nhận bản gốc rồi gửi chuyển phát cho người mua, hoặc nộp qua ngân hàng nếu thanh toán L/C. Người nhận phải xuất trình bản gốc ở cảng đến mới lấy được lệnh giao hàng.
Theo Bộ luật Hàng hải 2015, vận đơn vừa là bằng chứng người vận chuyển đã nhận hàng, vừa là bằng chứng sở hữu hàng hóa, dùng để định đoạt và nhận hàng (Điều 148). Chính vì có giá trị sở hữu nên phải giữ và gửi bản giấy cẩn thận, và chính vì vậy mà dễ về trễ. Hàng tới mà chưa có bản gốc thì phát sinh phí lưu container, xem bài DEM, DET là gì.
Telex release và surrendered bill
Telex release (điện giao hàng) là chỉ thị của bên phát hành vận đơn ở cảng đi gửi cho văn phòng hoặc đại lý ở cảng đến, cho phép giao hàng mà không cần vận đơn gốc. Tên gọi có từ thời gửi điện tín. Ngày nay đó là thao tác trên hệ thống của hãng tàu; có hãng gọi là electronic release hoặc express release.
Surrendered bill là bản vận đơn đóng dấu “SURRENDERED” mà người gửi nhận được sau khi bộ vận đơn gốc đã được thu hồi hoặc không được phát hành. Người gửi gửi bản scan cho người nhận để báo hàng đã được giải phóng. Bản này không có giá trị sở hữu.
Hai khái niệm là một cặp: telex release là hành động, surrendered bill là chứng từ kết quả.
Hai cách làm
- Chọn ngay từ đầu: khi gửi chi tiết làm vận đơn (SI), ghi loại vận đơn là surrendered hoặc telex release. Hãng tàu không phát hành bản gốc cho người gửi cầm, chỉ phát hành bản đóng dấu. Cách này nhanh và không mất công gửi bản gốc.
- Đã có bản gốc rồi mới đổi: người gửi mang đủ bộ vận đơn gốc nộp lại cho hãng tàu hoặc forwarder, trả phí telex release, hãng thu hồi bộ gốc và gửi chỉ thị sang cảng đến. Bộ luật Hàng hải 2015 quy định người vận chuyển chỉ thực hiện yêu cầu của người giao hàng sau khi thu lại toàn bộ vận đơn gốc đã phát hành (Điều 165). Cách này dùng khi bản gốc đã phát hành nhưng chứng từ sắp trễ.
Chọn loại vận đơn từ lúc gửi SI thì tránh được việc trả phí hai lần (phí phát hành bản gốc rồi phí đổi).
Người gửi vẫn giữ quyền giữ hàng
Ưu điểm lớn của telex release so với sea waybill: người gửi quyết định thời điểm giải phóng hàng. Hàng đã tới cảng, người nhận đã được báo, nhưng nếu người gửi chưa yêu cầu telex release thì hàng vẫn chưa được giao. Người bán có thể chờ nhận đủ tiền rồi mới cho telex.
Rủi ro nằm ở các lô mà người mua đặt tàu và trả cước (FOB, cước collect). Lúc đó hãng tàu hoặc forwarder do người mua chỉ định có quan hệ chặt hơn với người mua. Người bán nên nói rõ bằng văn bản với bên phát hành vận đơn rằng chỉ giải phóng hàng theo lệnh của người gửi, và chỉ dùng telex release với đối tác đã tin cậy.
Sea waybill (giấy gửi hàng đường biển)
Sea waybill, tiếng Việt là giấy gửi hàng đường biển, là chứng từ vận chuyển không phát hành bản gốc và không chuyển nhượng được. Nhiều người viết “seaway bill”, dễ hiểu nhầm là một loại vận đơn. Bộ luật Hàng hải 2015 (Điều 148) xác định giấy gửi hàng đường biển là bằng chứng việc nhận hàng và bằng chứng hợp đồng vận chuyển, không được chuyển nhượng. Điều 163 cho phép các bên thỏa thuận thay vận đơn bằng giấy gửi hàng đường biển.
Cách vận hành: hàng tới cảng đến, hãng tàu giải phóng cho đúng người có tên trong ô người nhận khi họ chứng minh danh tính và trả xong phí đầu đến. Không ai phải gửi bản gốc, không cần lệnh telex từng lô.
Đổi lại, người gửi gần như mất quyền giữ hàng sau khi đã chọn sea waybill. Sea waybill cũng luôn đích danh: không có sea waybill “theo lệnh”.
So sánh ba hình thức
| Vận đơn gốc | Surrendered bill (telex release) | Sea waybill | |
|---|---|---|---|
| Giá trị sở hữu hàng | Có | Không | Không |
| Chuyển nhượng được | Có (vận đơn theo lệnh, vô danh) | Không | Không |
| Người nhận cần gì để lấy hàng | Xuất trình bản gốc | Chứng minh là người nhận, sau khi người gửi đã cho telex | Chứng minh là người nhận |
| Người gửi giữ được hàng | Có, bằng cách giữ bản gốc | Có, tới khi yêu cầu telex | Khó, hàng giải phóng khi tới |
| Rủi ro thất lạc chứng từ | Có | Không | Không |
| Dùng cho L/C | Có, phổ biến nhất | Thường không | Chỉ khi L/C cho phép |
| Chi phí thêm | Chuyển phát bản gốc | Phí telex release (tùy hãng) | Tùy hãng, thường không cao hơn telex |
Nên chọn loại nào
| Tình huống | Gợi ý |
|---|---|
| Thanh toán L/C yêu cầu vận đơn gốc | Vận đơn gốc |
| Người mua chưa thanh toán, người bán muốn giữ hàng tới khi nhận tiền | Vận đơn gốc, hoặc telex release sau khi nhận tiền |
| Hàng có thể được bán lại cho người khác khi đang trên biển | Vận đơn gốc theo lệnh |
| Người mua đã trả tiền trước, tuyến ngắn | Telex release hoặc sea waybill |
| Giao dịch giữa công ty mẹ và công ty con, hàng mẫu, hàng triển lãm | Sea waybill |
| Đồ dùng cá nhân, quà biếu, không có thanh toán tiền hàng | Telex release hoặc sea waybill |
Về L/C: theo Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ UCP 600 của ICC, sea waybill không chuyển nhượng có điều khoản riêng (Điều 21), nghĩa là ngân hàng chỉ nhận khi thư tín dụng cho phép loại chứng từ này. Đọc kỹ L/C trước khi chọn loại vận đơn.
Người nhận hàng ở cảng đến cần làm gì
Dù là telex release hay sea waybill, người nhận vẫn phải:
- Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý ở cảng đến. Vì vậy thông tin người nhận và bên được thông báo trên vận đơn phải là số điện thoại, email đang dùng.
- Chứng minh mình là người nhận có tên trên vận đơn: giấy giới thiệu, giấy tờ pháp nhân hoặc giấy tờ tùy thân.
- Thanh toán phí ở cảng đến (local charges, cước collect nếu có) để nhận lệnh giao hàng.
- Làm thủ tục hải quan nhập khẩu như bình thường. Hải quan chấp nhận số vận đơn trên surrendered bill hoặc sea waybill để khai báo.
Không cần bản gốc không có nghĩa là không cần thủ tục. Các khoản phí ở cảng đến có ở bài local charges đường biển.
Vận đơn điện tử (e-B/L)
Ngoài ba hình thức trên, ngành vận tải biển đang chuyển dần sang vận đơn điện tử. Hiệp hội tiêu chuẩn số hóa vận tải container (DCSA) công bố các hãng thành viên cam kết dùng hoàn toàn vận đơn điện tử theo chuẩn chung vào năm 2030. Hiện số lô dùng vận đơn điện tử vẫn còn ít, và việc áp dụng phụ thuộc hãng tàu, ngân hàng và quy định ở từng nước.
Gateway Express làm thế nào
Gateway Express gom hàng lẻ đường biển từ TP.HCM đi Mỹ và Úc, và nhận nguyên container đi cả hai nước này cùng Canada, Anh, các nước châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia, Singapore. Với doanh nghiệp đi nguyên container, chúng tôi hỏi phương thức thanh toán và yêu cầu của L/C trước khi gửi chi tiết làm vận đơn, rồi tư vấn nên lấy vận đơn gốc, telex release hay sea waybill để không phải đổi về sau. Với khách gửi hàng lẻ, Quý khách nhận vận đơn của chúng tôi (house bill), và chúng tôi hướng dẫn rõ người nhận cần chuẩn bị gì khi hàng tới. Cách vận đơn forwarder và vận đơn hãng tàu liên kết có ở bài house bill và master bill.
Gửi thông tin lô hàng qua trang báo giá hoặc gọi 0938 373 343.
