House bill và master bill khác nhau ở đâu, nên chọn loại nào

Khách gửi thùng đồ đi Úc cầm tờ vận đơn, lên website của hãng tàu nhập số bill, kết quả: “Không tìm thấy.” Khách gọi lại, hơi lo: “Bill này có thật không anh?”

Bill thật. Chỉ là đó là house bill, do đơn vị gom hàng phát hành, không phải bill của hãng tàu. Lô hàng nằm trong một container có master bill riêng, và số master bill đó mới tra được trên hệ thống hãng tàu.

Hai loại vận đơn chạy song song trong cùng một lô hàng là chuyện bình thường của vận tải biển. Bài này giải thích vì sao chúng tồn tại, khác nhau ở đâu, và khi nào doanh nghiệp nên chọn loại nào. Nếu chưa nắm khái niệm vận đơn, đọc bill of lading là gì trước.

Master bill và house bill là gì?

Master bill (MBL, vận đơn chủ) do hãng tàu phát hành. Trên bill có logo, tên và địa chỉ văn phòng hãng tàu. Chỉ bên khai thác tàu mới phát hành được MBL.

House bill (HBL, vận đơn nhà) do forwarder hoặc đơn vị gom hàng phát hành, theo mẫu và logo của họ. Người gửi và người nhận trên HBL luôn là chủ hàng thực ở hai đầu. Forwarder phát hành HBL đóng vai người vận chuyển theo hợp đồng với chủ hàng, dù họ không có tàu.

Hai loại vận đơn này khác nhau ở ai phát hành và quan hệ pháp lý với ai, không khác ở hình thức. Cả MBL và HBL đều có thể phát hành dạng bill gốc, surrendered bill hay sea waybill.

Hai bộ chứng từ chạy song song: theo dấu một lô hàng

Giả định: công ty A ở TP.HCM bán một container nội thất cho công ty A’ ở Sydney. A book qua forwarder B. B có đại lý C ở Sydney. Hàng đi tàu của hãng X.

Trường hợp A lấy master bill

• B đặt chỗ thay A, yêu cầu hãng X phát hành bill ghi người gửi là A, người nhận là A’.
• Tên B không xuất hiện trên bill.
• Hàng tới Sydney, văn phòng hãng X tại đó gửi thông báo hàng đến và lệnh giao hàng (D/O) thẳng cho A’. Không cần đại lý C.

Trường hợp A lấy house bill

• B book với hãng X. Hãng X phát hành MBL ghi người gửi là B, người nhận là đại lý C.
• B phát hành HBL của mình cho A, ghi người gửi là A, người nhận là A’.
• Hàng tới Sydney, hãng X báo cho C, vì C đứng tên nhận trên MBL. C lấy D/O từ hãng tàu, rồi phát hành D/O cho A’ dựa trên HBL.

Như vậy, với HBL luôn có hai lớp chứng từ: MBL giữa hãng tàu và forwarder, HBL giữa forwarder và chủ hàng. Và luôn cần một đại lý ở đầu đến để “đổi lệnh”. Đại lý này thu phí xử lý chứng từ tại cảng đến, một khoản khách nên hỏi rõ ngay từ lúc nhận báo giá.

Bảng so sánh master bill và house bill

Vì sao khách gửi hàng lẻ luôn nhận house bill

Một container gom hàng lẻ có thể chứa hàng của hai mươi chủ hàng khác nhau. Hãng tàu chỉ biết một khách hàng: đơn vị gom hàng đã thuê nguyên container. Vì vậy cả container chỉ có một master bill, ghi người gửi là đơn vị gom hàng ở Việt Nam và người nhận là đại lý của họ ở nước đến.

Mỗi chủ hàng lẻ nhận một house bill riêng cho lô của mình. Đó là chứng từ hợp lệ để chủ hàng làm thủ tục nhập khẩu và nhận hàng ở kho hàng lẻ tại nước đến. Xem thêm cách hàng lẻ được gom ở bài LCL là gì.

Vài điều khách hàng lẻ hay thắc mắc:

• “Sao bill không có tên hãng tàu?” Vì bill do đơn vị gom hàng phát hành. Tên tàu và số chuyến vẫn có trên bill.
• “Sao tra số bill không ra?” Số HBL không nằm trong hệ thống hãng tàu. Theo dõi hàng qua forwarder.
• “Đến nơi có phải trả thêm phí không?” Có, phí của kho hàng lẻ và đại lý tại cảng đến. Hỏi rõ trước khi gửi để không bất ngờ.

Doanh nghiệp FCL nên chọn master bill hay house bill

Quyền chọn thuộc về người gửi hàng, hoặc theo thỏa thuận giữa người mua và người bán. Vài câu hỏi giúp quyết định:

Nên lấy master bill khi:

• Lô hàng nguyên container, giao cảng tới cảng.
• Thanh toán L/C và L/C chỉ chấp nhận vận đơn của hãng tàu.
• Không cần thể hiện nơi giao trong nội địa, không cần forwarder xử lý ở đầu đến.
• Doanh nghiệp muốn đứng tên trực tiếp với hãng tàu khi có sự cố.

Nên lấy house bill khi:

• Cần ghi nơi giao cuối là kho trong nội địa. Ví dụ người mua muốn bill ghi giao tới kho ở một thành phố không có cảng, forwarder lo chặng cảng về kho. HBL thể hiện được nơi giao đó, trong khi MBL chỉ ghi cảng tới cảng.
• Cần forwarder lo trọn hai đầu, kể cả thủ tục ở nước đến.
• Người bán bán qua trung gian và không muốn người nhận cuối thấy tên nguồn hàng trên bill hãng tàu.

Đánh đổi nói thẳng: HBL linh hoạt hơn, nhưng doanh nghiệp phải tin forwarder, vì khi có chuyện, doanh nghiệp làm việc với forwarder chứ không phải hãng tàu. MBL cứng hơn, nhưng doanh nghiệp đứng trực tiếp với hãng tàu. Nếu chọn HBL, hãy chọn forwarder có văn phòng thật, có đại lý rõ ràng ở cảng đến, và đọc điều khoản trách nhiệm ở mặt sau bill.

Những yêu cầu về house bill không nên làm

Trên mạng có những bài liệt kê “ưu điểm” của house bill như ký lùi ngày bill khi tàu trễ để khớp L/C, hay ghi “clean on board” khi hãng tàu không ghi. Chúng tôi coi đó là rủi ro, không phải ưu điểm.

• Ký lùi ngày bill (antedating) để khớp hạn giao hàng trong L/C là làm sai sự thật trên chứng từ. Nếu bị phát hiện, ngân hàng và người mua có quyền từ chối, và forwarder, người gửi đều có thể chịu trách nhiệm pháp lý.
• Ghi thông tin khác thực tế trên HBL so với MBL (ngày xếp hàng, tình trạng hàng, số lượng) cũng vậy. Hai lớp chứng từ phải nói cùng một sự thật.

Nếu tàu trễ so với hạn giao trong L/C, cách đúng là xin người mua tu chỉnh L/C, không phải sửa ngày trên bill. Chúng tôi không nhận các yêu cầu loại này, kể cả khi khách nói “hãng tàu không cho nên mới nhờ bên anh”.

Gateway Express làm việc với hai loại bill thế nào

Gateway Express gom hàng lẻ đường biển từ TP.HCM đi Mỹ và Úc, và nhận nguyên container đi cả hai nước này cùng Canada, Anh, các nước châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia, Singapore. Với khách gửi hàng lẻ, Quý khách nhận house bill cho lô của mình, và chúng tôi cập nhật các mốc của lô hàng để Quý khách không phải tự tra trên hệ thống hãng tàu. Phí ở cảng đến được nói rõ khi báo giá.

Với doanh nghiệp đi nguyên container, chúng tôi hỏi trước phương thức thanh toán, L/C có điều kiện gì về vận đơn, và có cần giao tận kho không, rồi tư vấn nên lấy loại bill nào. Gửi thông tin lô hàng qua trang báo giá hoặc gọi 0938 373 343. Danh mục chứng từ đi kèm vận đơn có ở checklist chứng từ gửi hàng quốc tế.