C/O form E: hồ sơ, cách khai và lỗi thường gặp

Người bán ở Trung Quốc báo: “Lô này có form E.” Hàng về cảng, doanh nghiệp truyền tờ khai, chọn thuế suất ACFTA. Hải quan kiểm hồ sơ và từ chối ưu đãi, vì tên công ty ở ô người xuất khẩu trên form E khác với tên người bán trên hợp đồng và hóa đơn, mà form E không đánh dấu hóa đơn bên thứ ba.

Tình huống này không hiếm. Nó xảy ra vì nhiều nhà máy Trung Quốc xuất khẩu qua một công ty thương mại khác đứng tên. Bài này giải thích form E là gì, ai cấp, những ô nào hải quan đối chiếu, và cách người nhập khẩu kiểm tra form E trước khi tàu chạy để không mất ưu đãi.

C/O form E là gì?

Form E là giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) ưu đãi theo Hiệp định thương mại tự do ASEAN - Trung Quốc (ACFTA). Hàng hóa có xuất xứ từ một nước thành viên, kèm form E hợp lệ, được áp thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt ACFTA ở nước nhập, thường thấp hơn nhiều so với thuế ưu đãi thông thường (MFN).

Ở Việt Nam, form E gặp nhiều nhất theo chiều nhập khẩu từ Trung Quốc. Chiều xuất khẩu sang Trung Quốc cũng dùng form E, do cơ quan Việt Nam cấp. Danh sách đầy đủ các hiệp định có ở bài các hiệp định thương mại tự do của Việt Nam.

Form E chỉ giảm thuế nhập khẩu. Thuế giá trị gia tăng và các loại thuế khác vẫn tính như bình thường. Form E cũng không miễn được thuế chống bán phá giá hay các biện pháp phòng vệ thương mại.

Nếu chưa nắm khái niệm C/O nói chung, đọc trước bài giấy chứng nhận xuất xứ C/O: các loại form và cách xin cấp.

Ai cấp form E?

Hàng nhập từ Trung Quốc: form E do cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc cấp. Từ tháng 9/2024, phía Trung Quốc cấp form E dạng tự in, có chữ ký và con dấu điện tử kèm mã QR để tra cứu. Đến thời điểm viết bài, chúng tôi chưa thấy cơ chế trao đổi dữ liệu form E điện tử trực tiếp giữa hải quan hai nước đi vào vận hành, nên người nhập khẩu vẫn cầm form E dạng bản giấy hoặc bản PDF.

Hàng xuất từ Việt Nam đi Trung Quốc: cơ quan cấp đã đổi hai lần trong hơn một năm:

Hồ sơ khai và nộp lệ phí qua eCoSys, hệ thống cấp C/O điện tử của Bộ Công Thương. Từ 01/08/2026, doanh nghiệp phải đăng ký lại nơi cấp cho từng mẫu C/O trên eCoSys; mỗi mẫu chỉ được cấp ở một nơi. Một số địa phương giao thêm việc cấp C/O cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất đối với doanh nghiệp trong khu. Nên kiểm tra trên eCoSys xem doanh nghiệp mình đang đăng ký cấp form E ở đâu.

Căn cứ quy tắc xuất xứ ACFTA hiện hành ở Việt Nam là Thông tư 12/2019/TT-BCT.

Hàng nào đủ điều kiện form E?

Hàng phải đáp ứng quy tắc xuất xứ ACFTA. Có bốn cách:

Một hiểu nhầm hay gặp: “form E là RVC 40% hoặc CTH”. Thực tế, CTH chỉ là lựa chọn thay thế cho một số chương hàng nhất định. Các chương khác phải đạt RVC 40% hoặc theo quy tắc cụ thể mặt hàng. Doanh nghiệp xuất khẩu nên tra mã HS của mình trong thông tư trước khi hứa với người mua.

Lô hàng có trị giá FOB không quá 200 USD được miễn nộp form E, chỉ cần tờ khai xuất xứ đơn giản của người xuất khẩu.

Những ô quan trọng trên form E

Ô 13 có bốn lựa chọn đánh dấu:

• Issued Retroactively (cấp sau): form E cấp quá 3 ngày sau ngày giao hàng, tối đa 12 tháng.
• Exhibition (hàng triển lãm).
• Movement Certificate (C/O giáp lưng): cấp ở nước trung gian cho hàng tách lô dưới sự giám sát hải quan.
• Third Party Invoicing (hóa đơn bên thứ ba): hóa đơn do một công ty không phải người xuất khẩu phát hành.

Hóa đơn bên thứ ba và xuất khẩu ủy thác: chỗ dễ mất ưu đãi nhất

Quay lại tình huống đầu bài. Nhà máy A ở Trung Quốc không tự làm thủ tục xuất khẩu, nên nhờ công ty B đứng tên người xuất khẩu và xin form E. Hợp đồng, hóa đơn, vận đơn lại ghi tên A. Trên form E, ô 1 là B.

Mô hình này phổ biến và không bị cấm. Điều kiện để form E vẫn hợp lệ là các chứng từ phải liên kết được với nhau theo đúng cách quy tắc yêu cầu:

• Nếu hóa đơn do một bên khác người xuất khẩu phát hành, form E phải đánh dấu Third Party Invoicing ở ô 13, ghi số hóa đơn của bên phát hành ở ô 10, và ghi tên, nước của công ty phát hành hóa đơn ở ô 7.
• Thông tư 33/2023/TT-BTC cho phép áp thuế ưu đãi đặc biệt với hóa đơn bên thứ ba, khi thông tin công ty phát hành hóa đơn trên form E khớp với hóa đơn.

Thiếu một trong các điểm trên, hải quan có cơ sở nghi ngờ và từ chối. Khi hàng đã về cảng, sửa form E chỉ có cách xin cơ quan Trung Quốc cấp lại, mất nhiều thời gian. Trong lúc chờ, hàng phải thông quan với thuế ưu đãi thông thường hoặc phải có bảo lãnh.

Người nhập khẩu nộp form E thế nào

Theo Thông tư 33/2023/TT-BTC về xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu:

1. Nộp form E khi làm thủ tục hải quan, dạng dữ liệu điện tử hoặc bản chụp qua hệ thống khai báo, và chọn mã thuế suất ưu đãi đặc biệt ACFTA cho từng dòng hàng. Bản gốc giấy người khai giữ lại.
2. Chưa có form E lúc thông quan: hàng thông quan theo thuế suất ưu đãi thông thường, hoặc theo thuế ưu đãi đặc biệt nếu có bảo lãnh của tổ chức tín dụng cho phần chênh lệch. Người khai được nộp bổ sung trong 1 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai và được xử lý số thuế nộp thừa.
3. Ngoại lệ: hàng thuộc danh mục quản lý rủi ro của thông tư phải có C/O ngay khi thông quan.

Form E cấp sau, cấp lại, form E đã sửa, C/O giáp lưng và bản sao chứng thực đều được chấp nhận nếu còn hiệu lực.

Sai khác nhỏ không làm mất ưu đãi

Thông tư liệt kê một số sai khác được bỏ qua nếu phù hợp với hàng thực tế và không có nghi ngờ về xuất xứ: lỗi chính tả không làm đổi nội dung, kiểu dấu tích khác nhau, khác biệt đơn vị đo, khổ giấy, màu mực, mã HS giống nhau ở 6 số nhưng khác ở 8 số, tên phương tiện vận tải thay đổi.

Khi nào bị từ chối

• Nộp bổ sung quá thời hạn.
• Form E hết hiệu lực.
• Cơ quan nước xuất khẩu thông báo form E bị hủy hoặc hàng không đáp ứng xuất xứ.
• Hải quan có căn cứ form E không hợp lệ, hoặc nhà xuất khẩu không hợp tác khi bị xác minh.
• Vi phạm điều kiện vận chuyển trực tiếp, ví dụ hàng qua nước thứ ba không có chứng từ chứng minh hàng vẫn dưới sự giám sát hải quan.

Bị từ chối thì áp thuế ưu đãi thông thường, người khai có 5 ngày làm việc để nộp phần chênh lệch.

Checklist trước khi tàu chạy

Cách rẻ nhất để không mất ưu đãi là xin bản nháp form E từ người bán trước khi hàng xuống tàu, đối chiếu với hợp đồng, hóa đơn, packing list và bản nháp vận đơn:

1. Tên người xuất khẩu ô 1 có trùng người bán không? Không trùng thì đã đánh dấu Third Party Invoicing và ghi đủ ô 7, ô 10 chưa?
2. Mô tả hàng, số kiện, trọng lượng có khớp hóa đơn và packing list?
3. Mã HS trên form E có khớp mã doanh nghiệp định khai ở 6 số đầu?
4. Tiêu chí xuất xứ ô 8 có hợp lý với mặt hàng? Dùng RVC thì ô 9 có trị giá FOB?
5. Số và ngày hóa đơn ô 10 có đúng hóa đơn sẽ nộp hải quan? Xem cách phân biệt hóa đơn trong bài proforma invoice và commercial invoice.
6. Người gửi trên vận đơn có thống nhất với kịch bản form E?

ACFTA 3.0: đã ký, chưa có hiệu lực

Nghị định thư nâng cấp ACFTA (thường gọi là ACFTA 3.0) được ký ngày 28/10/2025. Đến thời điểm viết bài, nghị định thư chưa có hiệu lực vì các nước còn đang hoàn tất thủ tục phê chuẩn. Quy tắc xuất xứ và mẫu form E nêu trong bài vẫn là quy định đang áp dụng. Khi có thay đổi, chúng tôi sẽ cập nhật.

Gateway Express và C/O

Gateway Express gom hàng lẻ đường biển từ TP.HCM đi Mỹ và Úc, và nhận nguyên container đi cả hai nước này cùng Canada, Anh, các nước châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia, Singapore. Chúng tôi không khai thác tuyến Trung Quốc. Với hàng đi Úc, mẫu C/O ưu đãi hay dùng là theo các hiệp định AANZFTA, RCEP hoặc CPTPP; hàng đi Nhật Bản, Hàn Quốc, châu Âu hay Anh dùng C/O theo hiệp định tương ứng (xem C/O form AK đi Hàn Quốc và C/O đi Nhật Bản); hàng đi Mỹ không có hiệp định thương mại tự do với Việt Nam nên chỉ dùng C/O không ưu đãi khi người mua yêu cầu. Chúng tôi đối chiếu thông tin trên C/O với hóa đơn, packing list và vận đơn trước khi tàu chạy để bộ chứng từ thống nhất. Việc xin cấp C/O do doanh nghiệp xuất khẩu thực hiện với cơ quan cấp.

Gửi thông tin lô hàng qua trang báo giá hoặc gọi 0938 373 343. So sánh với form dùng cho thị trường ASEAN ở bài C/O form D, và xem đủ bộ hồ sơ tại checklist chứng từ gửi hàng quốc tế.