Proforma invoice và commercial invoice khác nhau thế nào

Người mua ở Úc chuyển tiền đặt cọc 30% theo proforma invoice. Hai tháng sau, hàng lên tàu, người bán gửi commercial invoice. Số tiền thấp hơn PI một chút vì container chỉ đóng vừa 14 kiện thay vì 15. Người mua hỏi: “Sao hai hóa đơn không giống nhau?”

Không có gì sai cả. Hai loại hóa đơn này sinh ra cho hai việc khác nhau, ở hai thời điểm khác nhau. Bài này đặt chúng cạnh nhau để thấy rõ khác biệt, rồi đi vào những lỗi trên hóa đơn thương mại mà người nhập khẩu thường phải giải trình với hải quan.

Trước hết, một điểm ít người để ý: hóa đơn trong xuất nhập khẩu do người bán tự lập theo mẫu của mình, không theo mẫu của cơ quan thuế như hóa đơn bán hàng trong nước. Không có mẫu “chuẩn” bắt buộc, chỉ có nội dung bắt buộc.

Proforma invoice và commercial invoice: bảng so sánh

Nói gọn: PI là lời chào, CI là hóa đơn đòi tiền. Khi người trong ngành nói “invoice” mà không nói rõ, gần như luôn là commercial invoice.

Trình tự hai hóa đơn trong một giao dịch xuất khẩu

1. Người mua gửi đơn đặt hàng (PO).
2. Người bán gửi PI, ghi giá, số lượng, điều kiện giao hàng theo Incoterms, điều kiện thanh toán và thông tin ngân hàng. PI có thể gửi kèm hợp đồng để hai bên ký.
3. Người mua chuyển tiền đặt cọc theo PI. Ví dụ phổ biến: đặt cọc 30% bằng chuyển khoản (T/T), trả 70% còn lại khi nhận bản chụp vận đơn.
4. Người bán đóng hàng, giao lên tàu, lập packing list và CI theo số thực đóng.
5. Người mua trả phần còn lại bằng số tiền trên CI trừ khoản đã đặt cọc.

Ví dụ với số tròn: PI cho 15 kiện, mỗi kiện 2.000 USD, tổng 30.000 USD, đặt cọc 30% là 9.000 USD. Container chỉ vừa 14 kiện, CI ghi 28.000 USD. Người mua trả nốt 19.000 USD. Không ai mở thêm một container chỉ để chở kiện thứ 15.

Hàng cồng kềnh như nội thất, đồ nhựa, sứ vệ sinh rất hay lệch kiểu này. Đó cũng là lý do CI phải lập sau khi đóng hàng, không lập sẵn từ PI.

Nội dung bắt buộc trên commercial invoice

Với PI, nội dung gần giống, nhưng số lượng là dự kiến và thường có thêm ngày giao dự kiến, thời hạn hiệu lực của giá chào.

Hóa đơn thương mại khi thanh toán bằng L/C

Khi thanh toán bằng thư tín dụng, hóa đơn được ngân hàng kiểm theo UCP 600 (quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ của ICC) và bộ hướng dẫn thực hành ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế (ISBP). Những điểm ngân hàng soi:

• Hóa đơn phải do người thụ hưởng L/C (người bán) lập, đứng tên người yêu cầu mở L/C (người mua).
• Đồng tiền trên hóa đơn phải là đồng tiền của L/C.
• Mô tả hàng phải tương ứng với mô tả trong L/C. Thêm bớt chữ cũng có thể bị coi là bất hợp lệ.
• Số tiền không vượt quá số tiền L/C cho phép.
• Nội dung không mâu thuẫn với vận đơn, packing list, C/O trong cùng bộ chứng từ.

UCP 600 không bắt buộc ký hóa đơn, trừ khi L/C yêu cầu. Thực tế ở Việt Nam vẫn nên ký và đóng dấu, vì người nhập khẩu dùng hóa đơn cho kế toán và hải quan.

Không thanh toán L/C thì không phải theo UCP, nhưng làm hóa đơn chặt như vậy vẫn giúp bộ chứng từ sạch và thông quan nhanh hơn.

Lỗi trên commercial invoice khiến người nhập khẩu phải giải trình

Người bán lập hóa đơn, nhưng người mua mới là bên đứng trước hải quan khi thông quan. Vì vậy người mua nên xin bản nháp CI để kiểm trước khi người bán phát hành bản chính.

• Thiếu điều kiện Incoterms hoặc thiếu tên cảng. Hải quan không biết trị giá đã gồm cước, bảo hiểm hay chưa.
• Tên hàng không khớp hợp đồng hoặc packing list, hoặc gộp nhiều mặt hàng có mã HS khác nhau vào một dòng.
• Có chiết khấu nhưng không thể hiện, chỉ ghi số tiền sau chiết khấu.
• Số lượng, trọng lượng lệch với packing list và vận đơn.
• Hai hóa đơn cho một lô, một giá thật để thanh toán, một giá thấp để khai thuế. Đây là gian lận trị giá hải quan, rủi ro cho cả hai bên. Dù người bán đề nghị, chúng tôi khuyên khách đừng chấp nhận.

Cách hải quan kiểm tra trị giá khai báo và hậu quả khi khai sai giá trị được phân tích kỹ ở bài khai báo giá trị hàng hóa gửi quốc tế. Bài này không nhắc lại.

Khi nào chỉ dùng proforma invoice

Có những lô hàng không có mua bán, nên không có hóa đơn thương mại. Lúc đó người gửi dùng PI (hoặc gọi là “invoice for customs purposes”) để khai giá trị:

• Hàng mẫu gửi cho khách xem trước.
• Hàng tặng, quà biếu giữa doanh nghiệp.
• Hàng gửi đi sửa chữa, bảo hành, hàng trả lại.

PI loại này ghi rõ “No commercial value” hoặc “Free of charge” kèm giá trị ước tính hợp lý để hải quan tính thuế nếu có. Ghi giá trị bằng 0 thường bị hỏi lại.

Khách cá nhân gửi đồ đường biển: không có invoice thì khai bằng gì

Đồ cá nhân đi theo hồ sơ phi mậu dịch, không có mua bán, nên không có commercial invoice. Chứng từ thay thế là bảng kê hàng hóa kèm giá trị khai báo do chủ hàng tự lập. Bảng kê này thực chất là packing list có thêm cột giá trị.

Ba điều cần nhớ:

1. Giá trị khai cho đồ đã qua sử dụng nên ở mức hợp lý theo tình trạng thực tế, không phải giá mua mới, cũng không phải 0.
2. Bảng kê giá trị phải khớp packing list về số thùng và nội dung từng thùng.
3. Đồ mới mua còn hóa đơn thì giữ lại. Hải quan nước đến có thể hỏi.

Cách lập bảng kê theo từng thùng có hướng dẫn chi tiết ở bài packing list là gì.

Gateway Express hỗ trợ thế nào

Gateway Express gom hàng lẻ đường biển từ TP.HCM đi Mỹ và Úc, và nhận nguyên container đi cả hai nước này cùng Canada, Anh, các nước châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia, Singapore. Với lô hàng doanh nghiệp, chúng tôi đối chiếu bản nháp commercial invoice với packing list và hướng dẫn vận đơn trước khi tàu chạy, để tên hàng, số kiện, trọng lượng thống nhất trên cả bộ. Nội dung hóa đơn vẫn do người bán lập và chịu trách nhiệm, vì đó là thông tin giao dịch thương mại.

Gửi thông tin lô hàng qua trang báo giá hoặc gọi 0938 373 343. Xem thêm checklist chứng từ gửi hàng quốc tế để chuẩn bị đủ hồ sơ.