ETD, ETA là gì? Closing time, cut-off và các mốc thời gian của lô hàng đường biển
ETD là ngày giờ tàu dự kiến rời cảng, ETA là ngày giờ dự kiến đến. Giải thích closing time, SI cut-off, VGM cut-off, CFS cut-off theo thứ tự một lô hàng đường biển, vì sao hàng đi Mỹ phải gửi chi tiết vận đơn sớm, đi thẳng khác chuyển tải thế nào và vì sao hàng bị rớt tàu.
Một khách gửi hàng hỏi chúng tôi: “Tàu chạy ngày 10 thì ngày 9 em mang hàng ra kho được không?” Câu trả lời thường là không. Với hàng lẻ, kho gom đã chốt nhận hàng từ mấy hôm trước. Với hàng nguyên container, hạn hạ bãi cũng đã qua trước ngày tàu chạy.
Lịch tàu có cả chục mốc, nhưng người gửi hàng thường chỉ nhìn ETD. Bài này giải thích ETD, ETA và các mốc cut-off theo đúng thứ tự xảy ra của một lô hàng đường biển, kèm lý do hàng đi Mỹ phải nộp chứng từ sớm và vì sao hàng đã thông quan vẫn có thể rớt tàu.
ETD và ETA là gì?
ETD (estimated time of departure) là ngày giờ tàu dự kiến rời cảng xếp. ETA (estimated time of arrival) là ngày giờ tàu dự kiến đến cảng đích. Trong vận tải biển, cả hai đều là con số dự kiến: hãng tàu có thể lùi hoặc đẩy lịch theo tình hình khai thác, thời tiết và độ ùn tắc ở cảng.
Trong ngữ cảnh khác, ETD hay ETA cũng dùng cho máy bay, xe tải. Bài này nói về lịch tàu biển.
Các ký hiệu đi kèm thường gặp trên lịch tàu và thông báo của hãng:
| Ký hiệu | Tên đầy đủ | Nghĩa |
|---|---|---|
| ETD | Estimated time of departure | Ngày giờ tàu dự kiến rời cảng xếp |
| ATD | Actual time of departure | Ngày giờ tàu thực tế rời cảng |
| ETA | Estimated time of arrival | Ngày giờ tàu dự kiến đến cảng |
| ATA | Actual time of arrival | Ngày giờ tàu thực tế đến cảng |
| ETB | Estimated time of berthing | Ngày giờ tàu dự kiến cập cầu bến để làm hàng |
| POL / POD | Port of loading / Port of discharge | Cảng xếp hàng / cảng dỡ hàng |
| T/T | Transit time | Thời gian vận chuyển, thường tính từ ETD tới ETA |
Ngày ghi trên vận đơn là ngày hàng đã xếp lên tàu (on board), gần với ATD, không phải ngày đặt chỗ.
Closing time và các mốc cut-off
Trước ETD là một loạt hạn chót. Mỗi hạn dành cho một việc khác nhau, và hãng tàu ghi chúng trong booking confirmation:
| Mốc | Nghĩa | Ai phải làm gì |
|---|---|---|
| Closing time (CY cut-off, giờ cắt máng) | Hạn cuối hạ container có hàng vào bãi cảng cho hãng tàu xếp | Container phải đã đóng hàng, đã thông quan và vào bãi trước giờ này |
| SI cut-off | Hạn nộp chi tiết làm vận đơn (shipping instruction) | Gửi hãng tàu thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng, số container, số seal |
| VGM cut-off | Hạn nộp khối lượng container đã xác nhận | Người gửi hàng (hoặc forwarder thay mặt) gửi VGM. Xem VGM là gì |
| CFS cut-off | Hạn giao hàng lẻ vào kho gom | Chủ hàng lẻ giao hàng vào kho; sớm hơn closing time vì kho còn phải đóng container và hạ bãi |
| ETD | Tàu dự kiến chạy |
Khoảng cách giữa các mốc và ETD thay đổi theo hãng, theo cảng và theo tuyến, nên không có con số chung. Luôn lấy mốc trong booking confirmation của lô hàng mình.
Closing time áp dụng cho container đã thông quan. Container hạ bãi đúng giờ nhưng tờ khai chưa thông quan thì vẫn coi như trễ. Đây là lỗi hay gặp nhất của doanh nghiệp lần đầu xuất hàng.
Vì sao hàng đi Mỹ phải nộp chi tiết vận đơn sớm hơn
Hải quan Mỹ (CBP) yêu cầu hãng tàu nộp bản khai hàng hóa điện tử (manifest) ít nhất 24 giờ trước khi hàng được xếp lên tàu ở cảng nước ngoài (19 CFR 4.7). Hãng tàu chỉ khai được khi đã có dữ liệu vận đơn, nên SI cut-off với hàng đi Mỹ thường sớm hơn các tuyến khác. Một số hãng có hẳn cột SI cut-off riêng cho hàng đi Mỹ và Canada.
Cùng lúc, nhà nhập khẩu ở Mỹ phải nộp ISF (Importer Security Filing). Phần lớn dữ liệu ISF (người bán, người mua, nhà sản xuất, nước xuất xứ, mã HTS) cũng phải nộp chậm nhất 24 giờ trước khi xếp hàng. Riêng nơi đóng hàng và đơn vị gom hàng được nộp chậm nhất 24 giờ trước khi tàu đến Mỹ (19 CFR 149.2). Chi tiết ở bài ISF, AMS là gì.
Hàng đi Úc thì khác. Lực lượng Biên phòng Úc (ABF) yêu cầu báo cáo hàng hóa tính theo thời điểm tàu đến: với hành trình dài hơn 48 giờ, báo cáo phải nộp ít nhất 48 giờ trước khi tàu đến cảng Úc đầu tiên. Mốc này không kéo SI cut-off sớm như hàng đi Mỹ, nhưng thông tin vận đơn sai vẫn khiến hàng bị giữ khi tới nơi.
Thứ tự các mốc của một lô hàng nguyên container (FCL)
| Bước | Mốc | Việc cần xong | Trễ thì sao |
|---|---|---|---|
| 1 | Booking confirmation | Hãng tàu xác nhận chỗ, cấp số booking, ghi các cut-off, nơi lấy vỏ rỗng, nơi hạ bãi | Không có mốc để lập kế hoạch |
| 2 | Lấy vỏ rỗng | Kéo container rỗng về kho đóng hàng | Lấy quá sớm có thể bị tính phí lưu container |
| 3 | Đóng hàng, bấm seal | Đóng xong, ghi số seal, cân hoặc tính VGM | Sai số seal, sai VGM phải sửa |
| 4 | Thông quan xuất | Tờ khai được thông quan | Không kịp hạ bãi trước closing time |
| 5 | SI cut-off | Gửi chi tiết làm vận đơn | Vận đơn sai, phải sửa, có thể mất phí sửa |
| 6 | VGM cut-off | Gửi VGM | Container không được xếp tàu |
| 7 | Closing time | Container đã vào bãi và đủ điều kiện xếp | Rớt tàu |
| 8 | ETD | Tàu chạy, hãng phát hành vận đơn | |
| 9 | ETA | Tàu đến cảng đích, hãng gửi thông báo hàng đến (arrival notice) |
Thứ tự bước 5, 6, 7 có thể đổi tùy hãng. Cách làm an toàn là lập lịch ngược từ ETD và đặt mốc nội bộ sớm hơn closing time ít nhất nửa ngày để có dự phòng khi hàng bị kiểm hóa, kẹt xe hoặc kẹt cổng cảng.
Mốc lấy vỏ rỗng và trả vỏ liên quan trực tiếp tới phí lưu container. Cách đếm số ngày miễn phí có ở bài DEM, DET là gì.
Với hàng lẻ: mốc quan trọng nhất là ngày cuối nhận hàng
Người gửi hàng lẻ (LCL) không làm việc với closing time của hãng tàu. Mốc của họ là CFS cut-off, tức ngày cuối kho gom nhận hàng. Kho cần thời gian kiểm đếm, cân đo, đóng hàng của nhiều chủ vào chung container, làm thủ tục và hạ container ra cảng. Vì vậy ngày cuối nhận hàng luôn sớm hơn ETD vài ngày.
Giao trễ ngày này thì lô hàng chờ chuyến gom kế tiếp. Không phải trễ vài giờ là xong, mà thường lùi nguyên một chuyến. Cách kho gom hàng lẻ vận hành có ở bài CFS là gì.
Câu hỏi “bao giờ hàng tới” với hàng lẻ có ba đoạn:
- Từ lúc giao hàng tới ETD: chờ chuyến gom và đóng container.
- Từ ETD tới ETA: thời gian trên biển. Thời gian tham khảo từ TP.HCM khoảng 14–22 ngày tới bờ Tây nước Mỹ, 28–45 ngày tới bờ Đông, 18–25 ngày tới Sydney, 18–28 ngày tới Melbourne.
- Từ ETA tới khi nhận hàng: dỡ container, rút hàng tại kho ở nước đến, thông quan, kiểm dịch (với Úc) và giao chặng cuối.
Đoạn 1 và đoạn 3 không nằm trong con số “thời gian trên biển”, nên tổng thời gian thực tế luôn dài hơn T/T trên lịch tàu.
Đi thẳng và chuyển tải
Trong vận tải biển, đi thẳng (direct) nghĩa là container nằm trên một con tàu suốt hành trình, dù tàu có ghé nhiều cảng khác để làm hàng. Chuyển tải (transshipment, via) là khi container được dỡ ở một cảng trung chuyển và xếp lên tàu khác để đi tiếp tới cảng đích.
| Đi thẳng | Chuyển tải | |
|---|---|---|
| Số tàu | Một | Hai trở lên |
| Trên booking | Cảng xếp và cảng đích | Cảng xếp, cảng chuyển tải, cảng đích |
| Thời gian | Thường ngắn hơn, ổn định hơn | Dài hơn, phụ thuộc lịch nối chuyến |
| Rủi ro | Chủ yếu ở cảng xếp và cảng đích | Thêm rủi ro lỡ nối chuyến tại cảng trung chuyển |
Tàu ghé nhiều cảng chưa chắc đã là chuyển tải. Chỉ khi đổi tàu mới gọi là chuyển tải.
Từ khu vực Cái Mép có các tuyến tàu lớn chạy thẳng sang bờ Tây nước Mỹ, và gần đây có cả tuyến gọi thẳng bờ Đông. Hàng đi Úc thì tùy hãng và tuyến có thể có chặng chuyển tải. Hàng lẻ còn phụ thuộc lịch của đơn vị gom hàng, nên cùng một cảng đích có lúc đi thẳng, có lúc chuyển tải. Khi so sánh báo giá, nên hỏi lô hàng đi thẳng hay chuyển tải, chuyển tải ở đâu, để so cả thời gian lẫn rủi ro chứ không chỉ so cước.
Vì sao hàng đã thông quan vẫn bị rớt tàu
Rớt tàu (rolled cargo) là khi container không được xếp lên chuyến đã đặt và bị chuyển sang chuyến sau. Ba nhóm nguyên nhân chính:
- Trễ hạn hoặc thiếu chứng từ: hạ bãi sau closing time, tờ khai chưa thông quan, thiếu VGM, nộp SI trễ.
- Tàu hết chỗ: mùa cao điểm như trước Tết hay trước mùa mua sắm cuối năm ở Mỹ, hãng nhận booking nhiều hơn số chỗ thực tế và phải để lại một phần container.
- Hãng điều chỉnh kế hoạch xếp hàng: vì giới hạn tải trọng, ổn định tàu hoặc thay đổi lịch tàu, kể cả với container đã hạ đúng hạn và thông quan xong.
Nhóm 1 phòng được bằng cách làm hàng sớm. Nhóm 2 và 3 thì không hoàn toàn tránh được, nên hợp đồng mua bán và hạn giao hàng trên L/C nên có khoảng dự phòng.
Khi bị rớt tàu, cần làm mấy việc:
- Hỏi hãng tàu hoặc forwarder tên tàu, số chuyến và ETD mới.
- Cập nhật thông tin tàu, chuyến trên vận đơn trước khi phát hành.
- Làm việc với hải quan nếu thông tin tờ khai cần khai bổ sung theo tàu mới.
- Kiểm tra số ngày container nằm bãi có vượt thời gian miễn phí không, vì có thể phát sinh phí lưu.
- Báo người mua và ngân hàng (nếu thanh toán L/C) về ngày giao hàng mới.
Hai giấy tờ báo mốc: booking confirmation và arrival notice
- Booking confirmation là xác nhận đặt chỗ hãng tàu (hoặc forwarder) gửi người gửi hàng. Trong đó có số booking, tên tàu, số chuyến, ETD, các cut-off, nơi lấy vỏ rỗng và nơi hạ bãi. Đây là nơi đầu tiên cần đọc kỹ, vì mọi mốc phía trên đều nằm ở đây.
- Arrival notice (thông báo hàng đến) là thông báo hãng tàu hoặc đại lý ở cảng đích gửi người nhận khi tàu sắp đến hoặc đã đến. Trong đó có ETA, nơi hàng nằm và các khoản phí phải trả trước khi nhận lệnh giao hàng. Từ đây đồng hồ thời gian miễn phí ở cảng đích bắt đầu chạy.
Gateway Express báo mốc cho khách thế nào
Gateway Express gom hàng lẻ đường biển từ TP.HCM đi Mỹ và Úc, và nhận nguyên container đi cả hai nước này cùng Canada, Anh, các nước châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia, Singapore. Với khách gửi hàng lẻ, chúng tôi báo ngày cuối nhận hàng tại kho thay vì chỉ báo ngày tàu chạy, để Quý khách không bị lỡ chuyến vì hiểu nhầm. Sau khi hàng lên tàu, chúng tôi cập nhật các mốc chính: tàu chạy, cảng chuyển tải nếu có, tàu đến và ngày giao.
Với doanh nghiệp đi nguyên container, chúng tôi gửi kèm booking các mốc lấy vỏ, SI cut-off, VGM cut-off và closing time, đồng thời nói rõ tuyến đi thẳng hay chuyển tải. Gửi thông tin lô hàng qua trang báo giá hoặc gọi 0938 373 343.
