Packing list là một trong những tài liệu quan trọng nhất khi gửi hoặc nhận bất kỳ lô hàng vận chuyển đường biển nào. Bất kỳ sai sót nào trong packing list cũng có thể gây ra sự chậm trễ trong việc thông quan.
Packing list là gì?
Packing list (bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa) là một tài liệu được sử dụng trong thương mại quốc tế. Nó cung cấp các thông tin như: nước xuất khẩu, giao nhận vận tải quốc tế, người nhận hàng cuối cùng với thông tin về các lô hàng, bao gồm cách đóng gói, các kích thước và trọng lượng của từng gói, nhãn hiệu và số được ghi nhận ở bên ngoài của hộp.
Một số cách gọi khác để mô tả packing list là: phiếu gửi hàng, phiếu đóng gói, phiếu giao hàng, danh sách giao hàng, chứng từ hàng hóa,…
Phân Loại packing list
Packing list thường có 3 loại:
Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) với nội dung tương đối chi tiết.
Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán.
Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list).
Packing list có cần thiết về mặt pháp lý không?
Mặc dù về mặt kỹ thuật không phải là tài liệu bắt buộc đối với Hải quan, nhưng một danh sách đóng gói sẽ hữu ích để đưa vào lô hàng của bạn vì nó giúp quá trình xuất nhập khẩu dễ dàng hơn cho cả người gửi hàng và Hải quan.
Tại sao packing list lại quan trọng khi xuất khẩu hàng hóa?
Nó cung cấp số lượng sản phẩm đang được vận chuyển
Là bằng chứng của Vận đơn đường biển
Nó chỉ ra thông tin cần thiết cho Giấy chứng nhận xuất xứ
Nó cung cấp nhiều chi tiết cần thiết của phần Thông tin Điện tử Xuất khẩu trong Hệ thống Xuất khẩu Tự động.
Nó đóng vai trò là bằng chứng của Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất, trong trường hợp hàng hóa được coi là độc hại hoặc nguy hiểm.
Nó được sử dụng để tạo đặt chỗ với hãng vận chuyển quốc tế, cũng như lấy Vận đơn đường biển.
Nó giúp người môi giới Hải quan khi nhập hàng hóa được liệt kê vào cơ sở dữ liệu nhập khẩu của quốc gia họ, vì packing list chứa thông tin quan trọng.
Nó phục vụ như một hướng dẫn cho người nhận / người mua khi kiểm tra sản phẩm mà họ nhận được.
Nó đóng vai trò như một tài liệu hỗ trợ cho việc hoàn trả theo tín dụng thư.
Khi lập packing list cần chú ý điều gì?
Packing list cần phải bao gồm thông tin về số lượng đơn vị, hộp và bất kỳ thông tin đóng gói sẵn có nào khác. Quan trọng là tất cả các chi tiết đó phải khớp với Hóa đơn Thương mại và phản ánh các bên liên quan đến giao dịch.
Packing list cũng phải cho biết liệu gỗ rắn có được sử dụng để đóng gói lô hàng hay không và cung cấp chứng chỉ hun trùng hoặc xử lý nhiệt cần thiết (nếu có).
Khi tạo Packing list, hãy đảm bảo bao gồm càng nhiều chi tiết về lô hàng càng tốt. Một số chi tiết quan trọng cần có là:
Ngày tháng
Thông tin liên hệ của người gửi hàng và người xuất khẩu
Thông tin liên hệ của người nhận hàng
Địa chỉ xuất xứ của hàng hóa
Địa chỉ đến của hàng hóa
Tổng số kiện hàng trong lô hàng này
Mô tả chi tiết của từng gói hàng
Khối lượng và trọng lượng của mỗi gói
Khối lượng và trọng lượng của toàn bộ lô hàng
Số hóa đơn thương mại cho lô hàng này
Tổng kết lại
Khi lô hàng đến cảng xuất phát và điểm đến, nó sẽ được cân và đo lường. Do đó, việc đảm bảo thông tin này chính xác trong packing list là rất quan trọng. Để tránh sai sót dẫn đến hàng hóa bị chậm trễ, chúng ta cần điền packing list một cách cẩn thận và chi tiết. Ngoài ra, khi gửi hàng đi nước ngoài, hãy lựa chọn một đơn vị chuyển phát uy tín và tư vấn nhiệt tình để đảm bảo hàng hóa được giao thuận lợi và nhanh chóng.