Invoice là gì? Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Trong chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu thì chắc chắn bạn sẽ thấy có nhiều Invoice: Commercial Invoice, ít gặp hơn là Provisional Invoice, hay Sales Invoice. Vậy Invoice là gì? Những chứng từ này có giống nhau không?

Trong bài viết này, Gateway Express sẽ giúp các bạn giải đáp những câu hỏi sau:  

Invoice là gì?

Proforma Invoice là gì?

Khi nào nên sử dụng Proforma Invoice?

Proforma Invoice và Commercial Invoice khác nhau như thế nào?

Và những vấn đề khác liên quan đến hóa đơn, đừng bỏ lỡ những nội dung thú vị này nhé!

Invoice là gì?

Invoice là hóa đơn – một chứng từ được gửi cho người mua trong đó xác định số lượng và giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ mà người bán cung cấp. Đây là một trong những chứng từ quan trọng để chúng ta tiến hành thanh toán, đóng thuế và khai hải quan.

Chức năng của Invoice là gì?

Các công ty cần giao hóa đơn để yêu cầu thanh toán. Invoice là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn còn có nhiều chức năng khác.

• Lưu trữ hồ sơ: Lợi ích quan trọng nhất của hóa đơn là khả năng lưu giữ hồ sơ hợp pháp về việc mua bán. Điều này giúp bạn có thể tìm ra thời điểm hàng hóa được bán, ai đã mua và ai đã cung cấp hàng hóa / dịch vụ đó.
• Theo dõi thanh toán: Hóa đơn là một công cụ kế toán vô giá. Nó giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán.
• Bảo vệ pháp lý: Hóa đơn chính xác là bằng chứng hợp pháp về thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định. 
• Khai báo thuế dễ dàng: Việc ghi chép và lưu giữ tất cả các hóa đơn giúp công ty báo cáo thu nhập của mình và đảm bảo rằng họ đã nộp đủ thuế.
• Phân tích kinh doanh: Phân tích hóa đơn có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng và xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm,… Điều này giúp phát triển các chiến lược tiếp thị hiệu quả.

Một số loại hóa đơn phổ biến

Trong chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu thì chắc chắn bạn sẽ thấy có nhiều loại Invoice khác nhau như: Proforma Invoice, Commercial Invoice, ít gặp hơn là Provisional Invoice, hay Sales Invoice.

Gateway Express sẽ giải thích sơ lược về Proforma Invoice và Commercial Invoice – hai loại hóa đơn thường thấy trong chứng từ xuất nhập khẩu.

Proforma invoice

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice thường được viết tắt là PI, là loại thường thấy trong chứng từ xuất nhập khẩu. Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, tức là có hình thức như hóa đơn nhưng không dùng để thanh toán. Chính xác hơn, nó thực sự không phải là một hóa đơn, có thể nói đây là bản nháp sơ bộ của hóa đơn. 

Nói một cách khác, đây là hóa đơn sơ bộ hoặc hóa đơn ước tính mà người bán gửi cho khách hàng trước khi giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Proforma Invoice bao gồm mô tả hàng hóa, tổng số tiền phải trả và các chi tiết khác về giao dịch.

Khi nào bạn nên gửi Proforma Invoice?

Về trình tự thời gian thì không có quy định chính xác thời điểm nào cần phải có PI và cũng không nhất thiết phải có PI khi mua bán một lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa chứng từ này vào trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.

Cụ thể, Proforma Invoice thường được sử dụng khi:

Ước tính chi phí

Hóa đơn chiếu lệ đóng vai trò như một loại thỏa thuận thiện chí giữa bạn và khách hàng. Đặc biệt là khi giao dịch chưa được hoàn tất hoặc hàng hóa / dịch vụ vẫn đang được thương lượng:

• Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
• Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành hóa đơn thương mại (CI) chính thức cho lô hàng đó.

Vận chuyển quốc tế

Vì Proforma Invoice thường bao gồm các chi tiết về phí vận chuyển, đóng gói, trọng lượng và giao hàng, nên nó được sử dụng phổ biến trong ngành vận chuyển quốc tế. Proforma Invoice giúp khai báo giá trị của một mặt hàng để nó có thể được thông qua hải quan một cách nhanh chóng và được giao cho khách hàng đúng hẹn.

Commercial Invoice

Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice là một tài liệu pháp lý được sử dụng cho các thỏa thuận thanh toán giữa hai bên xuất và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu chi trả đúng đủ số tiền đã ghi cho người xuất khẩu.

Commercial Invoice còn phải có đầy đủ những thông tin quan trọng như: 

• Tên công ty, địa chỉ và số liên lạc của nhà xuất khẩu
• Tên công ty, địa chỉ và số liên hệ của nhà nhập khẩu
• Thông tin chi tiết của người mua (nếu họ không phải là người nhận hàng)
• Phương thức vận chuyển (đường bộ, đường sắt, đường hàng không, đường biển)
• Loại lô hàng (FCL, LCL, breakbulk,…)
• Các loại thùng chứa (Container lạnh, Container cách nhiệt,…)
• Tên tàu và số chuyến đi
• Tên cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng và điểm đến
• Số và ngày hóa đơn
• Số vận đơn (Vận đơn đường biển)
• Tên nước xuất xứ của hàng hóa
• Điểm đến của hàng hóa
• Điều khoản / phương thức thanh toán (tùy chọn)

Chức năng của Commercial Invoice là gì?

• Dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu.  
• Là cơ sở để tính toán thuế xuất nhập khẩu.
• Là chứng từ không thể thiếu để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Cả Proforma Invoice (PI) và Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) đều quan trọng và cần thiết trong quy trình xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, PI và CI vẫn có những điểm khác biệt mà ta cần lưu ý.

	PI	CI
Thời điểm phát hành	Trước khi gửi hàng	Sau khi lô hàng đã được gửi hoặc đã đóng vào container
Nội dung	Có thể thay đổi điều khoản nếu cần	Đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán
Tính cam kết	Sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua	Rất quan trọng trong xác nhận giao dịch mua bán
Hạch toán	Không	Có

Ngoài ra, Proforma Invoice không cần phải xuất trình khi làm thủ tục hải quan vì hồ sơ hải quan ở Việt Nam thường yêu cầu hóa đơn thương mại. Trong một số trường hợp, chúng ta có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hóa đơn thương mại để giải thích chi tiết với hải quan khi cần.

Tổng kết lại

Invoice – Hóa đơn là một chứng từ chính trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu và được dùng trong nhiều trường hợp như: làm thủ tục hải quan, cấp chứng nhận xuất xứ,… Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã có được cái nhìn tổng quan về hóa đơn cũng như hiểu rõ hơn về nó.

Nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm về chuyển phát nhanh quốc tế, hãy tham khảo tại đây.