# Quy trình xuất khẩu hàng bằng đường biển: 10 bước từ booking tới khi tàu chạy

> Quy trình xuất khẩu một lô hàng nguyên container bằng đường biển từ TP.HCM: ai đặt tàu theo Incoterms, booking, lấy vỏ rỗng, kiểm container, đóng hàng, khai hải quan trên VNACCS, VGM, chi tiết vận đơn, hạ bãi trước closing time và bộ chứng từ sau khi tàu chạy. Kèm checklist trước khi đóng hàng.

URL gốc: https://gatewayexpress.vn/bai-viet/quy-trinh-xuat-khau-duong-bien/
Cập nhật: 2026-09-04

Lô hàng xuất đầu tiên của một xưởng nội thất bị rớt tàu. Không phải do hải quan. Container rỗng nhận về bị thủng một lỗ nhỏ trên nóc, tài xế không kiểm, xưởng đóng hàng xong mới thấy. Rút hàng ra, đổi vỏ, đóng lại, ra tới cảng thì đã qua closing time.

Quy trình xuất khẩu đường biển không khó, nhưng nó là một chuỗi mốc nối nhau, trễ một mốc là trễ cả chuyến. Bài này đi qua 10 bước của một lô hàng nguyên container từ TP.HCM, kèm checklist trước khi đóng hàng. Phần hợp đồng, thanh toán và thị trường có ở bài [quy trình xuất khẩu hàng hóa cho SME](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/quy-trinh-xuat-khau-hang-hoa-tu-viet-nam-huong-dan-sme-toan-dien/).

## Tổng quan 10 bước

| Bước | Việc | Ai làm thường gặp | Mốc phải kịp |
|---|---|---|---|
| 1 | Chốt Incoterms và ai đặt tàu | Người bán, người mua | Trước khi ký hợp đồng |
| 2 | Đặt chỗ (booking) | Bên đặt tàu, qua forwarder hoặc hãng tàu | Sớm, nhất là mùa cao điểm |
| 3 | Lấy container rỗng | Nhà xe, forwarder | Không lấy quá sớm để tránh phí giữ vỏ |
| 4 | Kiểm tra container | Tài xế, người đóng hàng | Trước khi ký nhận vỏ |
| 5 | Đóng hàng, chằng buộc, bấm seal | Người bán | Theo lịch lùi từ closing time |
| 6 | Khai hải quan xuất khẩu | Người bán hoặc đại lý hải quan | Thông quan trước closing time |
| 7 | Gửi VGM và chi tiết làm vận đơn (SI) | Người bán hoặc forwarder | Trước VGM cut-off, SI cut-off |
| 8 | Hạ container vào bãi cảng | Nhà xe | Trước closing time |
| 9 | Tàu chạy, nhận vận đơn | Hãng tàu hoặc forwarder phát hành | Sau ETD |
| 10 | Hoàn thiện bộ chứng từ, thanh toán | Người bán | Theo hợp đồng, L/C |

## Bước 1: chốt Incoterms và ai đặt tàu

Điều kiện Incoterms quyết định ai đặt tàu, ai trả cước và ai mua bảo hiểm:

- **Bán CFR, CIF, CPT, CIP:** người bán đặt tàu và trả cước. Người bán chủ động chọn hãng, chọn lịch.
- **Bán FOB, FCA:** người mua đặt tàu, thường chỉ định hãng tàu hoặc forwarder. Người bán nhận booking từ phía người mua, lịch đóng hàng phải bám theo lịch tàu người mua chọn. Trong ngành gọi đây là **hàng chỉ định (nominated)**, còn hàng người bán tự đặt tàu gọi là **hàng tự do (freehand)**.

Dù bán FOB, người bán vẫn trả local charges ở cảng đi. Bảng so sánh hai hướng có ở bài [nên chọn FOB hay CIF](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/chon-fob-hay-cif-khi-xuat-khau/).

## Bước 2: đặt chỗ (booking)

Gửi forwarder hoặc hãng tàu: cảng đi, cảng đến, loại và số container, tên hàng, trọng lượng dự kiến, ngày hàng sẵn sàng. Hàng nguy hiểm, hàng lạnh, hàng quá khổ phải khai ngay từ đầu vì cần hãng duyệt riêng.

Kết quả là **booking confirmation**, trong đó có số booking, tên tàu, số chuyến, ETD, nơi lấy vỏ rỗng, nơi hạ bãi và các hạn cut-off. Đọc kỹ văn bản này, mọi mốc phía sau đều nằm ở đây. Ý nghĩa từng mốc có ở bài [ETD, ETA, closing time](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/etd-eta-closing-time-la-gi/).

Chọn loại container theo tỷ lệ trọng lượng và thể tích: hàng nặng thể tích nhỏ hợp 20', hàng nhẹ cồng kềnh hợp 40' hoặc 40' cao. Cách ước lượng có ở trang [kích thước container](https://gatewayexpress.vn/kien-thuc/kich-thuoc-container/).

## Bước 3 và 4: lấy vỏ rỗng và kiểm tra container

Nhà xe mang booking ra depot hoặc cảng lấy container rỗng. Nhiều cảng như Cát Lái đã cho làm thủ tục và thanh toán qua cổng điện tử. Không nên lấy vỏ quá sớm so với ngày đóng hàng, vì có thể bị tính phí giữ vỏ (DET). Xem [DEM, DET là gì](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/dem-det-la-gi/).

Tranh chấp hay gặp nhất giữa chủ hàng và hãng tàu là tình trạng vỏ. Trước khi ký nhận, tài xế kiểm:

- **Khô, sạch, không mùi.** Container có mùi hóa chất, mùi cá có thể làm hỏng thực phẩm, hàng may mặc.
- **Không thủng, không nứt:** đứng trong container, đóng cửa lại, nhìn có tia sáng lọt vào không.
- **Sàn gỗ chắc,** không mục, không có đinh nhô.
- **Cửa đóng kín,** gioăng cao su còn tốt, có tai bấm seal.
- **Đúng số container** khớp booking. Nhiều hãng thuê vỏ từ cùng công ty cho thuê nên tiền tố số container giống nhau, dễ nhầm vỏ của hãng khác.

Vỏ lỗi thì đổi ngay hoặc ghi lỗi vào phiếu giao nhận container và chụp ảnh. Ký nhận vỏ tốt rồi mới phát hiện hư, chủ hàng có thể bị tính phí sửa khi trả vỏ.

## Bước 5: đóng hàng, chằng buộc và bấm seal

- **Lập kế hoạch xếp:** hàng nặng dưới, nhẹ trên; trọng lượng dàn đều, không dồn về một đầu container.
- **Chèn lót, chằng buộc:** khoảng trống giữa các kiện phải được chèn bằng túi khí, gỗ hoặc dây chằng. Nhiều tổn thất trên biển là do hàng xô lệch khi tàu gặp sóng.
- **Ký mã hiệu (shipping mark):** in trên kiện theo yêu cầu người mua: tên hàng, số kiện, trọng lượng, ký hiệu xếp dỡ. Với hàng lẻ, đây là thứ giúp kho tìm đúng hàng của bạn.
- **Pallet, kiện gỗ:** phải xử lý theo ISPM 15 và có dấu.
- **Chụp ảnh** container rỗng, từng lớp hàng, lúc đóng cửa và số seal.
- **Bấm seal** ngay sau khi đóng cửa, ghi số seal vào packing list và chi tiết vận đơn.

Hàng đặc biệt như máy móc quá khổ có quy trình riêng, xem [container flat rack và open top](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/container-flat-rack-open-top/).

## Bước 6: khai hải quan xuất khẩu

Tờ khai được khai điện tử trên hệ thống thông quan tự động **VNACCS/VCIS** của Hải quan Việt Nam, theo Thông tư 38/2015/TT-BTC sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/02/2026).

- **Hồ sơ cơ bản:** tờ khai, hóa đơn thương mại, giấy phép xuất khẩu nếu hàng thuộc diện quản lý, và các chứng từ khác tùy mặt hàng như kiểm tra chuyên ngành. Packing list nên khớp số kiện, trọng lượng với tờ khai.
- **Phân luồng:** hệ thống phân tờ khai vào luồng xanh (thông quan ngay), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng). Luồng đỏ cần thêm thời gian, nên lịch làm hàng phải có dự phòng.
- **Thời hạn:** tờ khai xuất khẩu bị hủy nếu hàng không đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất trong **15 ngày** kể từ ngày đăng ký.
- **Hàng cấm xuất khẩu:** từ 05/09/2026, danh mục hàng cấm xuất khẩu theo Nghị định 292/2026/NĐ-CP (thay Nghị định 69/2018/NĐ-CP), gồm các nhóm như vũ khí, cổ vật, gỗ tròn và gỗ xẻ từ rừng tự nhiên trong nước, động thực vật hoang dã nguy cấp thuộc danh mục cấm, thuốc lá điện tử.

Mặt hàng phải kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan có ở bài [kiểm tra chuyên ngành hàng xuất khẩu](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/kiem-tra-chuyen-nganh-hang-xuat-khau/).

## Bước 7: gửi VGM và chi tiết làm vận đơn

- **VGM (verified gross mass):** khối lượng toàn bộ container sau khi đóng hàng, người gửi hàng phải xác nhận và gửi hãng tàu trước VGM cut-off. Thiếu VGM thì container không được xếp tàu. Xem [VGM là gì](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/vgm-la-gi/).
- **Chi tiết làm vận đơn (shipping instruction, SI):** người gửi, người nhận, bên được thông báo, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng, số container, số seal, loại vận đơn (bản gốc, telex release hay sea waybill). Kiểm kỹ bản nháp vận đơn trước khi xác nhận; sửa sau khi phát hành thường mất phí. Các ô trên vận đơn có ở trang [vận đơn đường biển (bill of lading)](https://gatewayexpress.vn/kien-thuc/bill-of-lading/).

Hàng đi Mỹ cần khai báo an ninh ISF trước khi xếp tàu, do nhà nhập khẩu ở Mỹ hoặc đại diện nộp; người bán cung cấp thông tin. Xem [ISF, AMS là gì](https://gatewayexpress.vn/van-chuyen-duong-bien/isf-ams-la-gi/).

## Bước 8: hạ container vào bãi trước closing time

Container đã đóng hàng, đã thông quan được kéo ra cảng và hạ vào bãi trước closing time ghi trong booking. Thông tin tờ khai và container được đối chiếu để xác nhận hàng đã vào khu vực giám sát và đủ điều kiện xếp tàu.

Cách làm an toàn là **lập lịch ngược từ ETD**, đặt mốc nội bộ hoàn tất đóng hàng và thông quan sớm hơn closing time ít nhất nửa ngày, dự phòng cho kiểm hóa, kẹt xe, kẹt cổng cảng.

## Bước 9: tàu chạy và nhận vận đơn

Sau khi hàng đã lên tàu, hãng tàu (hoặc forwarder nếu đi house bill) phát hành vận đơn. Chọn loại vận đơn theo phương thức thanh toán:

- **Vận đơn gốc:** khi thanh toán L/C hoặc người bán cần giữ hàng tới khi nhận tiền.
- **Telex release hoặc sea waybill:** khi không cần bản gốc, giúp người mua nhận hàng nhanh. So sánh ở bài [telex release và sea waybill](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/telex-release-la-gi/).
- Phân biệt vận đơn hãng tàu và vận đơn forwarder có ở bài [house bill và master bill](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/house-bill-va-master-bill/).

Nếu container bị rớt tàu, hỏi ngay tên tàu, số chuyến mới và cập nhật thông tin trên vận đơn, tờ khai nếu cần.

## Bước 10: hoàn thiện bộ chứng từ và thanh toán

Bộ chứng từ xuất khẩu thường gồm: hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, C/O (để người mua hưởng thuế ưu đãi), chứng thư hun trùng hoặc kiểm dịch nếu có, giấy chứng nhận bảo hiểm nếu bán CIF, CIP. Với L/C, chứng từ phải khớp từng chữ với thư tín dụng. Danh mục đầy đủ có ở bài [chứng từ gửi hàng quốc tế](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/chung-tu-gui-hang-quoc-te/).

## Checklist trước khi đóng hàng

**Chứng từ và quy định**
- [ ] Hàng có thuộc diện cấm xuất, cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành không?
- [ ] Nước đến có hạn chế mặt hàng này không (ví dụ kiểm dịch gỗ, thực phẩm với Úc)?
- [ ] Hàng có phải hàng nguy hiểm, cần MSDS không? Xem [MSDS là gì](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/msds-la-gi/).
- [ ] Packing list, hóa đơn khớp nhau về tên hàng, số kiện, trọng lượng.

**Container**
- [ ] Đúng loại, đúng cỡ, đúng hãng như booking.
- [ ] Đã kiểm vỏ, chụp ảnh, ghi lỗi nếu có.

**Đóng hàng**
- [ ] Hàng nặng dưới, trọng lượng dàn đều, có chèn lót, chằng buộc.
- [ ] Pallet, kiện gỗ có dấu ISPM 15.
- [ ] Chụp ảnh từng lớp hàng và số seal.
- [ ] Đã cân hoặc tính VGM, không vượt tải trọng.

**Mốc thời gian**
- [ ] Đã đánh dấu SI cut-off, VGM cut-off, closing time.
- [ ] Mốc thông quan nội bộ sớm hơn closing time ít nhất nửa ngày.

## Doanh nghiệp tự làm hay thuê forwarder

Doanh nghiệp xuất đều đặn thường có bộ phận xuất nhập khẩu riêng. Lô nhỏ, không đều hoặc xuất lần đầu thì thuê forwarder nhanh và ít sai hơn. Chia việc thường gặp: doanh nghiệp lo hợp đồng, sản xuất, đóng hàng (bước 1, 5, 10); forwarder lo đặt tàu, xe, khai hải quan theo ủy quyền, VGM, SI và theo dõi tới khi tàu chạy (bước 2, 3, 6, 7, 8, 9).

Với hàng tự do (freehand), doanh nghiệp được chọn forwarder và hãng tàu. Với hàng chỉ định, người mua đã chọn đơn vị vận chuyển, forwarder phía người bán chỉ hỗ trợ được phần ở cảng đi như xe, hải quan.

## Gateway Express hỗ trợ thế nào

Gateway Express vận chuyển nguyên container đường biển từ TP.HCM đi [Mỹ](https://gatewayexpress.vn/van-chuyen-duong-bien/di-my/), [Úc](https://gatewayexpress.vn/van-chuyen-duong-bien/di-uc/), Canada, Anh, các nước châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia, Singapore. Khi nhận booking, chúng tôi gửi kèm các mốc lấy vỏ, SI cut-off, VGM cut-off và closing time, kiểm tra bộ chứng từ trước khi tàu chạy, và báo rõ local charges ở hai đầu. Gửi thông tin lô hàng qua trang [báo giá](https://gatewayexpress.vn/bao-gia/) hoặc gọi **0938 373 343**.