# Packing list là gì? Cách lập phiếu đóng gói đúng cho hàng đường biển

> Packing list (phiếu đóng gói) là bảng kê số kiện, kích thước, trọng lượng và nội dung từng kiện. Mẫu packing list cho hàng container và hàng lẻ, phân biệt net weight, gross weight và VGM, cách lập bảng kê cho thùng đồ cá nhân, và yêu cầu ISPM 15 với pallet gỗ.

URL gốc: https://gatewayexpress.vn/bai-viet/packing-list-la-gi/
Cập nhật: 2026-07-09

Hàng đã đóng xong, xe container đang chờ ở cổng kho. Forwarder nhắn: "Gửi packing list để em làm SI." Người gửi mở file Excel, sửa vội vài con số, gửi đi. Hai tuần sau, hàng tới cảng, hải quan đếm được 46 kiện trong khi vận đơn ghi 48.

Chuyện lệch số kiện kiểu này xảy ra thường hơn người ta nghĩ, và gốc rễ gần như luôn nằm ở packing list. Bài này giải thích packing list là gì, cần ghi những gì, kèm một mẫu cụ thể cho hàng đường biển, và cách lập bảng kê cho thùng đồ cá nhân.

## Packing list là gì?

**Packing list (phiếu đóng gói) là bảng kê chi tiết những gì đã được đóng trong lô hàng: bao nhiêu kiện, mỗi kiện chứa gì, kích thước, trọng lượng và cách đóng.** Người bán hoặc người gửi lập ngay sau khi đóng hàng. Packing list thường không ghi giá trị; giá trị nằm ở hóa đơn thương mại.

Nhiều bên cùng dùng một tờ packing list:

| Ai dùng | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Người mua | Đối chiếu với đơn hàng, chuẩn bị nhân lực và kho khi dỡ hàng |
| Hải quan hai đầu | Đối chiếu số kiện, trọng lượng với tờ khai và vận đơn, chọn kiện để kiểm |
| Forwarder, hãng tàu | Làm hướng dẫn vận đơn (SI), tính cước, kiểm tra tải trọng container |
| Đơn vị cấp C/O, hun trùng | Đối chiếu mô tả hàng trong hồ sơ |
| Ngân hàng (nếu thanh toán L/C) | Kiểm bộ chứng từ thanh toán |

Vì có quá nhiều bên đối chiếu, **packing list sai một con số là kéo theo sai ở nhiều chứng từ khác**.

## Một packing list đầy đủ cần những thông tin gì

Phần đầu trang:

- Tên, địa chỉ người bán (shipper) và người mua (consignee).
- Số và ngày packing list. Số này được dẫn chiếu trên các chứng từ khác.
- Số đơn hàng hoặc số hợp đồng.
- Cảng xếp, cảng đến, tên tàu và số chuyến nếu đã có.
- Số container và số seal, với hàng nguyên container.

Phần thân là bảng kê từng kiện, phần cuối là tổng cộng, chữ ký và dấu người lập.

### Mẫu packing list cho hàng đường biển

Ví dụ lô hàng nội thất gỗ đi Úc, 3 pallet và 2 kiện rời:

| Kiện số | Mô tả hàng | Số lượng | Quy cách đóng | Kích thước (cm) | N.W. (kg) | G.W. (kg) | CBM |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ghế gỗ cao su, đã lắp | 12 cái | Pallet, bọc màng | 120 × 100 × 150 | 132 | 160 | 1,80 |
| 2 | Ghế gỗ cao su, đã lắp | 12 cái | Pallet, bọc màng | 120 × 100 × 150 | 132 | 160 | 1,80 |
| 3 | Mặt bàn gỗ cao su | 6 cái | Pallet, góc bảo vệ | 120 × 80 × 110 | 150 | 172 | 1,06 |
| 4 | Chân bàn sắt sơn tĩnh điện | 24 cái | Thùng carton | 80 × 60 × 50 | 58 | 62 | 0,24 |
| 5 | Phụ kiện ốc vít | 6 bộ | Thùng carton | 40 × 30 × 30 | 9 | 10 | 0,04 |
| **Tổng** | | | **5 kiện** | | **481** | **564** | **4,94** |

Vài điểm nên để ý trong mẫu:

- **Mỗi kiện một dòng, có số kiện.** Ghi số trên thùng đúng như trong bảng (ví dụ "1/5", "2/5"). Khi hải quan chọn kiện số 3 để kiểm, kho tìm ra ngay.
- **CBM tính từ kích thước ngoài của kiện**, kể cả pallet. Dùng [công cụ tính CBM](https://gatewayexpress.vn/cong-cu/tinh-cbm/) để tính nhanh, hoặc xem cách tính trong bài [CBM là gì](https://gatewayexpress.vn/kien-thuc/cbm-la-gi/).
- **Tổng ở cuối phải khớp vận đơn.** 5 kiện, 564 kg, 4,94 CBM là ba con số hãng tàu sẽ in lên bill.

## Net weight, gross weight và VGM: ba con số dễ nhầm

| Con số | Gồm những gì | Dùng ở đâu |
|---|---|---|
| **Net weight (N.W.)** | Chỉ hàng, không bao bì | Đối chiếu số lượng, tính thuế với hàng tính theo kg |
| **Gross weight (G.W.)** | Hàng cộng thùng, pallet, màng bọc, dây đai | Vận đơn, tờ khai hải quan, tính cước |
| **VGM** | Tổng trọng lượng container đã đóng hàng, gồm cả vỏ container | Khai cho hãng tàu trước khi container lên tàu |

**VGM (Verified Gross Mass)** là yêu cầu của Công ước SOLAS áp dụng từ 01/07/2016: container hàng xuất phải có khối lượng toàn bộ đã được xác nhận trước khi xếp tàu, và người gửi hàng chịu trách nhiệm về con số này. Container không có VGM sẽ không được xếp lên tàu.

Trước đây có người nghĩ gross weight trên packing list ghi "tương đối" là được. Từ khi có VGM, cách nghĩ đó không còn đúng. Gross weight của các kiện cộng với vỏ container phải gần với con số cân thực tế. Lệch nhiều thì hãng tàu hoặc cảng sẽ hỏi lại, và người gửi phải giải trình.

Với hàng lẻ (LCL), kho gom hàng là bên khai VGM cho cả container. Nhưng trọng lượng từng lô vẫn lấy từ kết quả cân tại kho, nên packing list của từng chủ hàng vẫn phải đúng.

## Các dạng packing list hay gặp

| Dạng | Đặc điểm | Dùng khi |
|---|---|---|
| Packing list thông thường | Kê theo từng loại hàng và tổng số kiện | Lô hàng ít mã, đóng gói đồng nhất |
| Detailed packing list | Kê từng kiện, từng pallet, ghi số container và seal cho từng phần | Lô nhiều mã, nhiều container, cần kiểm khi dỡ |
| Neutral packing list | Không thể hiện tên người bán | Bán qua trung gian, không muốn người nhận cuối biết nguồn hàng |
| Invoice kiêm packing list | Một mẫu có cả giá trị và số kiện, trọng lượng | Hàng lẻ hoặc hàng đơn giản |

Đừng nhầm packing list thương mại với **container packing list** (hay container load plan) của hãng tàu hoặc kho. Đó là tờ kê hàng đã xếp trong một container, dùng cho nghiệp vụ của bên vận chuyển.

## Lập packing list cho thùng đồ cá nhân đi đường biển

Với khách cá nhân gửi đồ qua dịch vụ gom hàng, không có mua bán nên **không có hóa đơn thương mại**. Packing list (kèm giá trị khai báo) trở thành chứng từ chính mà hải quan nước đến dựa vào để cho qua, kiểm hàng hay giữ lại.

Cách lập để ít bị hỏi nhất:

1. **Đánh số từng thùng** bằng bút lông lên hai mặt thùng: 1/8, 2/8...
2. **Liệt kê đồ trong từng thùng theo số đó.** Không ghi "đồ dùng cá nhân" cho cả lô. Ghi cụ thể: thùng 3 có 10 áo, 4 quần jean, 2 đôi giày, 1 bộ chăn.
3. **Ghi rõ đồ đã qua sử dụng hay đồ mới.** Nhiều nước đối xử khác nhau với hai nhóm này về thuế.
4. **Khai riêng dòng các món nhạy cảm:** thực phẩm khô, thuốc, rượu, đồ gỗ, mây tre, pin, mỹ phẩm, nước hoa. Úc và Mỹ kiểm dịch rất chặt với thực phẩm và vật liệu gỗ.
5. **Chốt bảng kê sau khi đóng xong**, đừng đóng thêm thùng sau khi đã gửi bảng kê. Số thùng thực tế khác bảng kê là lỗi phổ biến nhất.

Việc khai giá trị cho đồ cá nhân có quy tắc riêng, xem bài [khai báo giá trị hàng hóa gửi quốc tế](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/khai-bao-gia-tri-hang-hoa/). Tùy nước đến, hải quan còn có thể yêu cầu thêm tờ khai riêng cho đồ cá nhân không đi cùng người (ví dụ mẫu B534 của Úc hoặc CBP Form 3299 của Mỹ); chúng tôi sẽ báo khi tuyến của Quý khách cần.

## Pallet gỗ, thùng gỗ và ISPM 15

Lô hàng nào có bao bì bằng gỗ tự nhiên (pallet, thùng gỗ, nẹp gỗ chèn hàng) đều phải tuân **ISPM 15**, tiêu chuẩn quốc tế về xử lý vật liệu đóng gói bằng gỗ. Chuyện này không chỉ riêng nông sản hay đồ gỗ. Một pallet máy móc hay pallet đồ nhựa cũng phải đạt.

- **Gỗ phải được xử lý** bằng nhiệt (ký hiệu HT) hoặc hun trùng theo phương pháp được chấp nhận, rồi đóng **dấu IPPC** lên pallet. Dấu gồm biểu tượng IPPC, mã nước (VN), mã đơn vị xử lý và mã phương pháp xử lý.
- **Gỗ công nghiệp đã qua chế biến** như ván ép, MDF, ván dăm không thuộc diện ISPM 15. Đây là lý do nhiều chủ hàng dùng pallet ván ép cho hàng đi Úc, Mỹ.
- **Pallet cũ không dấu** là lỗi nhỏ nhưng có thể khiến cả lô hàng bị giữ, xử lý lại hoặc trả về ở cảng đến, với chi phí cao hơn nhiều so với xử lý tại Việt Nam.

**Chứng thư hun trùng (certificate of fumigation)** là chuyện khác với dấu ISPM 15. Đó là giấy do đơn vị hun trùng cấp cho chính hàng hóa (nông sản, đồ gỗ, mây tre) khi nước nhập khẩu hoặc người mua yêu cầu. Hồ sơ xin cấp gồm invoice, packing list và thông tin vận đơn, nên mô tả hàng trên ba chứng từ này phải giống nhau. Đừng nhầm với giấy kiểm dịch thực vật (phytosanitary certificate); hợp đồng nông sản thường đòi cả hai.

Hàng đi Úc còn chịu biện pháp kiểm soát bọ xít hôi (BMSB) theo mùa với một số nhóm hàng. Chi tiết ở bài [BMSB Úc và hàng từ Việt Nam](https://gatewayexpress.vn/van-chuyen-duong-bien/bmsb-uc-hang-viet-nam/).

## Lỗi packing list thường gặp

- **Số kiện, trọng lượng không khớp** giữa packing list, SI, vận đơn và tờ khai. Sửa vận đơn sau khi tàu chạy tốn phí và mất thời gian.
- **Nhầm net weight với gross weight**, hoặc ghi gross weight nhỏ hơn net weight.
- **Mô tả quá chung** như "goods", "spare parts", "personal effects". Hải quan khó phân loại thì kiểm hàng.
- **Thiếu số container, số seal** với lô nhiều container, nên khi dỡ không biết kiện nào nằm ở container nào.
- **Không chốt sau khi đóng.** Bảng kê lập theo kế hoạch, nhưng thực tế đóng được 14 thùng thay vì 15. Packing list phải theo số thực đóng.

Với doanh nghiệp, packing list cũng là nguồn số liệu để lập hóa đơn thương mại theo số thực đóng. Sự khác nhau giữa hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại được giải thích ở bài [proforma invoice và commercial invoice](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/proforma-invoice-va-commercial-invoice/).

## Gateway Express hỗ trợ thế nào

Gateway Express gom hàng lẻ đường biển từ TP.HCM đi [Mỹ](https://gatewayexpress.vn/van-chuyen-duong-bien/di-my/) và [Úc](https://gatewayexpress.vn/van-chuyen-duong-bien/di-uc/), và nhận nguyên container đi cả hai nước này cùng Canada, Anh, các nước châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia, Singapore. Khi hàng về kho, chúng tôi cân, đo từng kiện và đối chiếu với packing list trước khi làm hướng dẫn vận đơn. Nếu có chênh lệch, Quý khách được báo ngay để sửa trước giờ cắt máng, không để lệch tới cảng đến.

Khách cá nhân chưa biết lập bảng kê có thể gọi **0938 373 343**, chúng tôi gửi mẫu và hướng dẫn cách ghi. Ước lượng trước số khối bằng [công cụ tính CBM](https://gatewayexpress.vn/cong-cu/tinh-cbm/), rồi gửi thông tin qua trang [báo giá](https://gatewayexpress.vn/bao-gia/). Danh mục chứng từ đầy đủ theo phương thức vận chuyển có ở [checklist chứng từ gửi hàng quốc tế](https://gatewayexpress.vn/bai-viet/chung-tu-gui-hang-quoc-te/).